做一個(gè)長期主義者，每一場活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過不斷輸出活動(dòng)，不斷的和這群人通過活動(dòng)產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會(huì)慢慢起來。長期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。

活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟！市場調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤。

一、活動(dòng)框架

1、活動(dòng)目的

這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問題，我為什么要做這個(gè)活動(dòng)？

? 提升影響力，強(qiáng)化品牌。

??政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會(huì)，快手的光合大會(huì)等。

??會(huì)銷，會(huì)銷類的公司，因?yàn)轭l次比較高，一般有標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，對參會(huì)人員有篩選，對會(huì)議的信息密度沒有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng)，有跟單機(jī)制，強(qiáng)調(diào)結(jié)果轉(zhuǎn)化，有KPI指標(biāo)，重點(diǎn)推廣產(chǎn)品服務(wù)。

2、市場調(diào)研

這一塊相對來說比較簡單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng)，肯定本來就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么可以通過面對面聊天，或者通過線上聊天，或者通過問卷調(diào)查，或者通過請教行業(yè)資深人士，或者看同行業(yè)的競品活動(dòng)，基本上可以解決你的困惑，大概能得出來結(jié)論，接下來可以驗(yàn)證下，這個(gè)時(shí)候整體活動(dòng)的方向就有了，可以按照你的計(jì)劃來推進(jìn)了。

3、確定邊界

想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng)，基本上心里邊大致的版圖就有了。

從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久，比如說需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動(dòng)類型，誰來講？誰來聽？這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫像，在這個(gè)時(shí)間沒有精準(zhǔn)的對接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。

同時(shí)邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。

①預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的?？赡芤?yàn)轭A(yù)算有限，有些場地就不會(huì)考慮，有些搭建方案也不會(huì)考慮，有些老師也不會(huì)考慮。

②人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng)，完全是不同的概念。

③時(shí)長基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場的活動(dòng)，相對來說比較簡單，從下午2點(diǎn)開始到5點(diǎn)結(jié)束，3小時(shí)共計(jì)180分鐘，如果一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘可以設(shè)置一個(gè)圓桌論壇，基本是6+1的環(huán)節(jié)設(shè)置，中間控場不用那么嚴(yán)格，這個(gè)根據(jù)嘉賓數(shù)量、時(shí)長等因素靈活調(diào)整。

④場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動(dòng)全部壓到年底，加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間，就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長時(shí)間！成都能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。

場地要考慮的因素有：價(jià)格、面積大小、容納人數(shù)、層高（燈下）、交通便利、行動(dòng)路線、光線、有無柱子、以及配套設(shè)施（住宿、用餐等）

通過上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動(dòng)，那么大致的框架就出來了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準(zhǔn)化。

二、活動(dòng)ing

1、確認(rèn)主題

??第一不要引起歧義，確?？梢詼?zhǔn)確傳達(dá)信息。

??第二要突出活動(dòng)價(jià)值，給用戶帶來的價(jià)值，增加吸引力。

??第三盡量結(jié)合當(dāng)下的熱點(diǎn)，增加曝光度。

針對行業(yè)內(nèi)的活動(dòng)，一般都只寫嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰，所以說不用在活動(dòng)的板塊上再去說這個(gè)嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業(yè)的活動(dòng)，需要寫嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來自于不同行業(yè)，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷嘉賓可能會(huì)講什么，借此確認(rèn)活動(dòng)是否是適合自己。

2、時(shí)間場地

一般場地是一個(gè)大場地，一個(gè)小場地，在這里大場地指的是哪個(gè)城市，小場地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在成都做一個(gè)活動(dòng)，成都就是一個(gè)大場地，大場地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場地給確定死；假如活動(dòng)本身是在成都的人來參與的，活動(dòng)開始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。

一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會(huì)議比較多，很難走開。

下午好于上午：盡量活動(dòng)不要上午辦，下午的活動(dòng)通過開場時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，相對也節(jié)省費(fèi)用。

另外場地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動(dòng)過去的展位）。

會(huì)場最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場口不在同一側(cè)，不要從前門進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái)，基本上就相當(dāng)清楚。

3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)

假如1月份舉辦一場500人的活動(dòng)，往前倒推，首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場率不一樣，要根據(jù)到場率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說活動(dòng)推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來了。再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預(yù)測到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開。

物料是活動(dòng)對外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。

4、信息入口的問題

作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，剛開始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來對接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方。總之兵分幾路，各司其職。

5、信息的協(xié)同和傳遞

這塊特別重要，特別是合作類的活動(dòng)，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動(dòng)難度很高，建議一般一個(gè)活動(dòng)，它的聯(lián)合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會(huì)特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣，另外很多細(xì)節(jié)需要和多方確認(rèn)，要在溝通環(huán)節(jié)消耗大量精力。

合作類的活動(dòng)，盡量簡化，在活動(dòng)開始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會(huì)出分歧，會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯， 比如嘉賓，特別是大會(huì)，嘉賓總計(jì)超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個(gè)人對接幾個(gè)嘉賓，另外對接的嘉賓過程中，遵循一個(gè)原則“一路到底”，從一開始對接到最好，從最開始的邀約到最后的現(xiàn)場接待整個(gè)過程都由一個(gè)人來對接。

有些嘉賓不可能親自來對接，一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來對接，這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。

三、嘉賓相關(guān)

1、邀請清單

活動(dòng)主題定完之后，大家在一塊開個(gè)腦爆會(huì)議，然后就說你認(rèn)為的嘉賓是誰誰，每個(gè)人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。

嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。

做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過程當(dāng)中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會(huì)被別人忽視，那這樣的話對行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。

有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場和節(jié)奏感特別好，在臺(tái)上講的特別好，但是這樣的人是少的。

還有一些人做的特別好，但是一到臺(tái)上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸?，但是在臺(tái)上講不出來的話，實(shí)際上對臺(tái)下的觀眾是沒有收獲，現(xiàn)場的感覺也會(huì)比較尷尬。

嘉賓也可以簡單分為干貨型嘉賓、流量型嘉賓，也有兩者兼而有之的，這個(gè)時(shí)候你賺大了，后期在環(huán)節(jié)的設(shè)置上，要注意組合搭配，避免一邊倒。

2、嘉賓邀約

要說清楚這幾件事：

??在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng)， 這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長是多久？

??有哪些嘉賓來參與？

??同臺(tái)嘉賓是哪些？

??站在嘉賓的角度來看這個(gè)活動(dòng)對他或者所在公司的價(jià)值是什么？

在邀請的過程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。

一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中，會(huì)寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗(yàn)特別不好，特別是賣票活動(dòng)，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽他講，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽的兩個(gè)人壓根就沒來，現(xiàn)場特別尷尬，后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務(wù)必在顯著位置注明擬邀。

3、嘉賓信息收集

邀請嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。

關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費(fèi)活動(dòng)，特別是異地嘉賓，一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。

4、嘉賓PPT

① 時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來說，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調(diào)整留下空間。

② 版本：記住一定要編號，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過渡版本一定要?jiǎng)h掉，因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對，會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵，或者將問題公開化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會(huì)極度尷尬。

③ 體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨(dú)再存一份，在活動(dòng)進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發(fā)生操作失誤，在臺(tái)上直接發(fā)信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程，整個(gè)對觀眾來說，體驗(yàn)是無損的。

④ 內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。

⑤ 金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會(huì)拍照留存，從而形成二次傳播。

5、演講時(shí)長

有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個(gè)60頁P(yáng)PT，此時(shí)需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT 的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長，另外在現(xiàn)場執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動(dòng)的節(jié)奏。

6、嘉賓接待

嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會(huì)“湊整”，我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細(xì)節(jié)。

7、嘉賓彩排

彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。

① 熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺(tái)口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？

② 提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號提示。

③上場通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺(tái)的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。

四、場地搭建

1、搭建商的選擇

專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過程，最好能和一個(gè)公司長期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。

2、搭建方案

這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。

五、活動(dòng)招商

1、招商原則

一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。

客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。

2、客戶來源

① 把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì)，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。

② 每年做的一些活動(dòng)，那么留下來一些客戶，實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。

③ 行業(yè)競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會(huì)有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。

3、整合資源

要去整合資源，活動(dòng)贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動(dòng)資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。

六、活動(dòng)傳播

1、用戶畫像

你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個(gè)地方？通過什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？

2、媒體合作

傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會(huì)幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長久。

3、它山之石可以攻玉

已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對較高。

4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主

這點(diǎn)比較簡單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。

5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行

國內(nèi)領(lǐng)先的活動(dòng)科技服務(wù)平臺(tái)，活動(dòng)發(fā)布、活動(dòng)推廣、渠道追蹤、數(shù)據(jù)分析、批量生成海報(bào)（邀請函）、等都可以在平臺(tái)完成，另外還可以根據(jù)品牌個(gè)性化的推廣需求定制大會(huì)H5、小程序、APP。

七、門票及簽到

1、門票免費(fèi)or收費(fèi)

收費(fèi)門票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動(dòng)，全部免費(fèi)的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場500人。

2、簽到時(shí)間與簽到工具

簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間。活動(dòng)臨近開場的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來，會(huì)產(chǎn)生很多問題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經(jīng)過培訓(xùn)，簽到工具測試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會(huì)影響活動(dòng)開場和用戶體驗(yàn)。現(xiàn)場一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問題。

八、執(zhí)行關(guān)鍵

1、抓大放小

所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問題找誰處理。

所有的錦上添花，是來自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場進(jìn)行中不要臨場發(fā)揮。活動(dòng)現(xiàn)場能把準(zhǔn)備好的東西做出來就可以了，現(xiàn)場會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。

2、風(fēng)險(xiǎn)管理

從開始的報(bào)備到場地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說有一個(gè)“放”的過程，一個(gè)“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說某個(gè)嘉賓同意來，但是臨時(shí)又來不了；比如說一千人的場子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場設(shè)備突然出現(xiàn)問題怎么辦？

要應(yīng)對這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動(dòng)的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。?

九、活動(dòng)復(fù)盤

所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤，做之前先思考計(jì)劃，做的過程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。

所有東西，開會(huì)一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。

這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤指南，每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無巨細(xì)，都是不厭其煩，都是細(xì)致入微，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來，愿你也能做出成功的大活動(dòng)！

作者：活動(dòng)行、筆記俠

來源：活動(dòng)行、筆記俠（ID:Notesman）

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