不論是機(jī)關(guān)部門還是企業(yè)，還是大行業(yè)交流學(xué)習(xí)，開會(huì)是必不可少的工作環(huán)節(jié)。但大家都厭惡冗長(zhǎng)、低效率的會(huì)。作為會(huì)議組織者，對(duì)開會(huì)的效果和質(zhì)量負(fù)有主要責(zé)任。今天，成都會(huì)議策劃公司結(jié)合自身實(shí)踐，聊一聊如何開一場(chǎng)開高效率的會(huì)議。

首先，明確目的充分準(zhǔn)備

任何會(huì)議都有其明確的目的性。比如工作布置會(huì)、產(chǎn)品研發(fā)討論會(huì)、評(píng)審會(huì)、干部職工大會(huì)等等。不宜召開目的性不明確的會(huì)。會(huì)議主旨較多的會(huì)，建議分別召開或者精簡(jiǎn)形式。會(huì)議所要傳達(dá)的、布置的、決定的事項(xiàng)，應(yīng)該是具備上會(huì)條件的，如已經(jīng)明確的政策、已經(jīng)決定的任務(wù)、已經(jīng)先征求過意見的材料等。會(huì)議目的明確，任務(wù)相對(duì)集中，且具備條件的會(huì)，才可以進(jìn)入通知召開階段。

其次，發(fā)布通知提前告知

會(huì)議的通知也有講究。會(huì)議通知包括會(huì)議目的、事項(xiàng)、人員、時(shí)間地點(diǎn)、要求等。一般來說，會(huì)議的召開或是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的提議，或工作的需要。因此要結(jié)合會(huì)議目的梳理出會(huì)議事項(xiàng)，再根據(jù)會(huì)議事項(xiàng)，明確參會(huì)人員范圍。同時(shí)，根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和人數(shù)，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)要求。將以上要素形成草稿后，經(jīng)流轉(zhuǎn)審批傳達(dá)到參會(huì)人員。會(huì)議通知應(yīng)視會(huì)議規(guī)模，一般普通小型會(huì)議或內(nèi)部會(huì)議，提前3天發(fā)出通知即可。大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議，提前1個(gè)星期發(fā)出通知，如有必要，還要發(fā)布會(huì)議預(yù)通知。對(duì)會(huì)議需要討論的資料等，也可以隨通知發(fā)給參會(huì)人員，這樣本來需要會(huì)上閱覽資料梳理發(fā)言提綱的時(shí)間，就放在了會(huì)前。開會(huì)時(shí)，只要大家依次發(fā)表意見即可，會(huì)議效率自然提高了。

第三，妥善把握會(huì)議時(shí)間

會(huì)議開始后，如何讓會(huì)議保持簡(jiǎn)短和高效呢？一般我們認(rèn)為，會(huì)議有多個(gè)議題的，每個(gè)議題討論時(shí)間不應(yīng)超過15分鐘，議題不應(yīng)超過8個(gè)，即總的會(huì)議時(shí)間不超過2小時(shí)為宜。如果是50人以上的大會(huì)，會(huì)議時(shí)間則控制在1個(gè)半小時(shí)為宜。如果10-30人的日常會(huì)議或普通會(huì)議，則控制在30-60分鐘為宜。因?yàn)槌^時(shí)間，參會(huì)人員的耐心會(huì)消耗殆盡，會(huì)議將轉(zhuǎn)入低效狀態(tài)。10人以內(nèi)的會(huì)議，因?yàn)閰?huì)人員較少，除非研究重大事項(xiàng)，一般30分鐘內(nèi)結(jié)束。總結(jié)一下，會(huì)議時(shí)間以10分鐘為基數(shù)，人數(shù)與會(huì)議時(shí)間的增長(zhǎng)保持在2倍關(guān)系即可，如15人的會(huì)議，時(shí)間控制在40分鐘即可。以上為布置性的會(huì)議時(shí)間，如意見征求會(huì)、討論會(huì)等時(shí)間可適當(dāng)延長(zhǎng)。

第四，審慎確定參會(huì)人員

在參會(huì)人員安排上，一般應(yīng)聽取參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的意見。如已形成慣例的會(huì)議，則按照慣例安排。對(duì)個(gè)別議題需要特別聽取相關(guān)單位或人員意見的，可邀請(qǐng)出席發(fā)言。會(huì)上有關(guān)情況需相關(guān)部門或人員知曉以便今后落實(shí)的，可通知列席會(huì)議。如果邀請(qǐng)了不必要人員參加會(huì)議，不但讓對(duì)方感覺浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)有可能因?yàn)樗麄兊陌l(fā)言而使會(huì)議主題跑偏。

第五，發(fā)揮好主持人的作用

主持人在會(huì)議中發(fā)揮著指揮員的重要作用。因此，選擇由誰(shuí)作為會(huì)議主持人，也有很多講究。一般來說，會(huì)議主持人的級(jí)別或權(quán)威應(yīng)該是在參會(huì)人員中最高或平齊的，否則，會(huì)議的秩序就難以保證，會(huì)議目的就很難達(dá)到。對(duì)有些重要會(huì)議，應(yīng)向主持人提供會(huì)議議程及主持詞，以便其更好地組織會(huì)議。有些會(huì)議是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示召開的，但領(lǐng)導(dǎo)又沒時(shí)間參加，作為主持人，可以以委托授權(quán)形式組織會(huì)議，借權(quán)維護(hù)會(huì)場(chǎng)權(quán)威。只有個(gè)別情況，會(huì)議的主持人級(jí)別較參會(huì)人員低，如有黨員領(lǐng)導(dǎo)干部參加的黨小組會(huì)議。但按照組織原則，黨員領(lǐng)導(dǎo)干部是以普通黨員身份參會(huì)的。

第六，相關(guān)人員積極參與

會(huì)議目的、會(huì)議通知、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員選定和會(huì)議主持人，這些都是影響會(huì)議效率和質(zhì)量的因素。要開好會(huì)，不光要主持人發(fā)揮應(yīng)有作用，還需要參會(huì)人員會(huì)前的充分準(zhǔn)備和會(huì)上的合理即興發(fā)揮，以及會(huì)務(wù)人員會(huì)前的通知準(zhǔn)備和會(huì)后的記錄印發(fā)等工作。參會(huì)人員對(duì)會(huì)議決議仍有異議的，經(jīng)發(fā)言未被采納的，可在會(huì)后與會(huì)議主持人進(jìn)一步商討，不能通過離席等方式破壞會(huì)場(chǎng)秩序。