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學(xué)生會(huì)活動(dòng)策劃組織參考



一、基本步驟與注意事項(xiàng)：

1、了解需求：特別是自己做主創(chuàng)的活動(dòng)，一定要事先了解同學(xué)的需求，包括是否對(duì)此有興趣、希望以怎樣的活動(dòng)形式開(kāi)展等，必要時(shí)還可以針對(duì)性的做調(diào)研工作。

2、策劃先行：策劃是辦活動(dòng)的脈絡(luò)，一份好的策劃是成功的前提；策劃書(shū)應(yīng)該包括活動(dòng)的總體規(guī)劃、活動(dòng)實(shí)施各階段的具體安排、活動(dòng)的收尾總結(jié)工作的安排、活動(dòng)的應(yīng)急方案等各項(xiàng)內(nèi)容，目的就是通過(guò)這份策劃書(shū)的制定使得活動(dòng)能夠讓任何一個(gè)有一定責(zé)任心的人、只要按照策劃書(shū)執(zhí)行就能夠比較好的完成該項(xiàng)活動(dòng)的組織工作。

3、獲得支持：獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，是一件非常有必要的事情，任何一個(gè)活動(dòng)必須得到學(xué)院/學(xué)校/任何與該活動(dòng)的審批、監(jiān)管有關(guān)的老師的支持都能夠使的活動(dòng)能夠大放異彩，而他們的阻撓則會(huì)讓你的心血付諸東流，所以必須盡可能獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持。

4、組建團(tuán)隊(duì)：組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。權(quán)責(zé)相應(yīng)，每個(gè)人都要非常明白自己的責(zé)任。注意，分配任務(wù)要以人為單位，而不能說(shuō)某件事“你們幾個(gè)做”，這樣這件事情基本做不好。有幾個(gè)方向：指揮中心，外聯(lián)贊助組，現(xiàn)場(chǎng)工作組，宣傳媒體組，現(xiàn)場(chǎng)秩序、禮儀接待組、應(yīng)急人員。打印出權(quán)責(zé)清單，讓每個(gè)人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展，以便處理各種信息；

5、經(jīng)費(fèi)來(lái)源：如果沒(méi)有足夠的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，可以尋找贊助商，與他們進(jìn)行艱苦地談判，最后取得雙方能認(rèn)可的協(xié)議，當(dāng)然這個(gè)工作主要由公關(guān)部承擔(dān)，但是各個(gè)部門(mén)仍應(yīng)該盡量配合好公關(guān)部工作，必要時(shí)應(yīng)該由活動(dòng)的主創(chuàng)人員與公關(guān)部詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)的細(xì)節(jié)甚至參與洽談，這是活動(dòng)需要。有了經(jīng)費(fèi)，一切好辦；注意：廣告不能太過(guò)分，談判一定掌握尺度，否則商業(yè)味道可能讓晚會(huì)failing！

6、整合資源：資源可以分為人力、物力和財(cái)力；所謂財(cái)力就是上面所說(shuō)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源，所謂人力就是指活動(dòng)的策劃組織團(tuán)隊(duì)和活動(dòng)的具體執(zhí)行、參與者，所謂物力包括場(chǎng)地、設(shè)備、道具等。整合資源的意思就是，你要將現(xiàn)有的所有人力物力財(cái)力恰到好處的分配給活動(dòng)的各個(gè)項(xiàng)目，是活動(dòng)能夠順利地得到運(yùn)作。

7、進(jìn)行宣傳：調(diào)足參與者的胃口，可以玩懸念，也可以獎(jiǎng)勵(lì)刺激，比如，講座有講座單、現(xiàn)場(chǎng)有抽獎(jiǎng)、參與有禮品等等。當(dāng)然，這也不只是廣告、海報(bào)、橫幅等的職責(zé)，更應(yīng)該發(fā)動(dòng)學(xué)生會(huì)成員進(jìn)行“面?zhèn)鳌?，可能大家都沒(méi)有嘗試過(guò)這么做，但是這也不失為一種比較有效的宣傳傳播方式。

8、現(xiàn)場(chǎng)指揮：現(xiàn)場(chǎng)必須有一個(gè)指揮中心/總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)度，他的任務(wù)包括：在活動(dòng)舉行前，事先擬定一份現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作的實(shí)施細(xì)則，提前幾天發(fā)給各個(gè)工作人員，同時(shí)說(shuō)明他們的職責(zé)；另外，對(duì)工作人員分組，分別確定組長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)；制定好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作的具體流程，確定各工作的完成時(shí)間并嚴(yán)格執(zhí)行。

9、加強(qiáng)溝通：活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比如手機(jī)短信，紙條或手勢(shì)。注意，在某些室內(nèi)活動(dòng)場(chǎng)所（例如，報(bào)告廳、部分教室）手機(jī)信號(hào)很差，所以必要時(shí)還是應(yīng)該使用原始的紙條或者手勢(shì)，實(shí)在迫不得已還可以通過(guò)傳話的方式——當(dāng)然應(yīng)該避免影響現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的進(jìn)行。

10、特別提醒：要事先安排好領(lǐng)掌的（托兒），即制造氣氛的人員要特別安排好，對(duì)于各種可能出現(xiàn)的冷場(chǎng)的情況也應(yīng)該做好相應(yīng)的應(yīng)急方案。另外，應(yīng)該特別注意禮儀，在迎、送參與活動(dòng)的高層人物（領(lǐng)導(dǎo)）時(shí)千萬(wàn)謹(jǐn)慎，不要失去任何禮節(jié)；

二、活動(dòng)的策劃類(lèi)文案：

活動(dòng)的組織策劃不僅是指制作一份計(jì)劃書(shū)，更重要的是如何通過(guò)事先制定的計(jì)劃書(shū)指導(dǎo)后續(xù)各項(xiàng)活動(dòng)的組織、準(zhǔn)備工作的有序進(jìn)行。下面將通過(guò)策劃書(shū)的各個(gè)部分為序，說(shuō)明活動(dòng)的策劃組織需要注意的事項(xiàng)：

（一）策劃書(shū)名稱：可參考下表，具體可根據(jù)頁(yè)面效果確定

行

內(nèi)容

格式

1

活動(dòng)主辦單位+屆數(shù)+名稱

居中、字體可以是黑體或者宋體加粗、字號(hào)可以是三號(hào)到二號(hào)

2

如有需要的話，活動(dòng)副標(biāo)題

字號(hào)可與上一行相同，或者小一點(diǎn)（例如，上一行二號(hào)，本行可以小二號(hào)）

3

“活動(dòng)策劃書(shū)”

例如：

東華大學(xué)人文學(xué)院第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）

活動(dòng)策劃書(shū)

也可

東華大學(xué)人文學(xué)院

第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）活動(dòng)策劃書(shū)



（二）活動(dòng)宗旨：（也可稱之為活動(dòng)目的、意義和目標(biāo)）

活動(dòng)的目的、意義應(yīng)用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言將目的要點(diǎn)表述清楚；在陳述目的要點(diǎn)時(shí)，該活動(dòng)的核心構(gòu)成或策劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫(xiě)出。活動(dòng)目標(biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時(shí)效性。

例如，博雅盛典的活動(dòng)宗旨可以是“為促進(jìn)我校學(xué)術(shù)學(xué)科建設(shè)，展示人文學(xué)院8年來(lái)豐碩的教學(xué)成果，提高廣大同學(xué)的人文社會(huì)科學(xué)素養(yǎng)，豐富學(xué)校課外學(xué)術(shù)交流與實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容，特舉辦此屆東華大學(xué)人文學(xué)院博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）?！?br>

（三）活動(dòng)主題：

這個(gè)根據(jù)不同活動(dòng)的性質(zhì)、內(nèi)容、目的、意義制定，通過(guò)一個(gè)短語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明此次活動(dòng)的主要內(nèi)容和主要思想，例如，“思想的交流，文化的融合”


（四）主辦單位：

說(shuō)明該項(xiàng)活動(dòng)的主要策劃者和組織者，有必要的話也應(yīng)寫(xiě)明承辦者。

例如，校學(xué)生會(huì)的活動(dòng)由人文學(xué)院學(xué)生會(huì)承辦的，則應(yīng)注明

主辦單位：東華大學(xué)松江校區(qū)學(xué)生聯(lián)合會(huì)

承辦單位：東華大學(xué)人文學(xué)院學(xué)生會(huì)


（五）活動(dòng)對(duì)象：

寫(xiě)明活動(dòng)主要針對(duì)的參與對(duì)象，以確定活動(dòng)的宣傳、組織主要應(yīng)針對(duì)哪些群體進(jìn)行。

例如，教務(wù)處主辦、人文學(xué)院學(xué)生會(huì)承辦的普通話比賽就應(yīng)注明

參與對(duì)象：全校學(xué)生


（六）活動(dòng)時(shí)間：

注明該項(xiàng)活動(dòng)的總體時(shí)間跨度，即該項(xiàng)活動(dòng)延續(xù)多少時(shí)間

例如，博雅盛典活動(dòng)時(shí)間可以是

2007年10中旬至2007年12月上旬


（七）活動(dòng)主要內(nèi)容：

主要適用于大型綜合性活動(dòng)，簡(jiǎn)單列明活動(dòng)的各項(xiàng)子活動(dòng)名稱和內(nèi)容，如果各項(xiàng)活動(dòng)可以確定時(shí)間的話，還應(yīng)注明活動(dòng)的大致時(shí)間。

例如，第三屆博雅盛典活動(dòng)的主要內(nèi)容是

（一）博雅殿堂

I“百家爭(zhēng)鳴”

II“博采眾長(zhǎng)”

III“人文論壇”（由秘書(shū)處協(xié)助）

（二）博雅書(shū)院

I好書(shū)TOP10有獎(jiǎng)?wù)骷顒?dòng)

II人文社科類(lèi)學(xué)術(shù)征文活動(dòng)

III師生交流沙龍


（八）活動(dòng)組織：

這是活動(dòng)策劃書(shū)中最核心的內(nèi)容，作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡(jiǎn)潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫(xiě)出每一點(diǎn)能設(shè)想到的東西，沒(méi)有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計(jì)圖表等；對(duì)策劃的各工作項(xiàng)目，應(yīng)按照時(shí)間的先后順序排列，繪制實(shí)施時(shí)間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動(dòng)對(duì)象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時(shí)間地點(diǎn)也應(yīng)在這部分加以說(shuō)明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。

主要應(yīng)包括活動(dòng)準(zhǔn)備、活動(dòng)組織、活動(dòng)總結(jié)三個(gè)部分，當(dāng)然，下述的具體內(nèi)容不一定要在同一份計(jì)劃書(shū)中出現(xiàn)，但是在活動(dòng)策劃階段必須對(duì)如下問(wèn)題有針對(duì)性的制作相應(yīng)的計(jì)劃、實(shí)施細(xì)則等，以指導(dǎo)活動(dòng)的準(zhǔn)備與組織。

1、活動(dòng)準(zhǔn)備：（活動(dòng)準(zhǔn)備是指活動(dòng)準(zhǔn)備階段的工作計(jì)劃）

（1）宣傳工作：海報(bào)制作與張貼、橫幅制作與懸掛、邀請(qǐng)函制作與發(fā)送、宣傳傳單印發(fā)

（2）活動(dòng)準(zhǔn)備：列出所需資源（人力資源、物力資源），包括使用的地方，如教室或使用活動(dòng)中心都詳細(xì)列出?？梢粤袨橐延匈Y源和需要資源兩部分。并注明包括“場(chǎng)地聯(lián)系”“工作人員”“活動(dòng)人員的聯(lián)系”“活動(dòng)材料的準(zhǔn)備”等的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)（即各項(xiàng)工作的完成時(shí)間）。

（3）嘉賓評(píng)委的邀請(qǐng)

（4）活動(dòng)出現(xiàn)突發(fā)事件的應(yīng)急計(jì)劃的制定


2、活動(dòng)組織：（活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備階段的工作計(jì)劃）

基本準(zhǔn)備：這個(gè)部分需要對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的種種所需設(shè)施、物品、人員做好規(guī)劃，主要包括：會(huì)場(chǎng)布置、嘉賓/評(píng)委、現(xiàn)場(chǎng)工作人員、技術(shù)/設(shè)備、信息聯(lián)絡(luò)、其他

（1）會(huì)場(chǎng)布置：主要包括飲用水、席卡、座位（座次）、參考資料的發(fā)放、講臺(tái)、鮮花、其他裝飾用品等

（2）嘉賓評(píng)委：主要包括確認(rèn)各位嘉賓評(píng)委是否能夠到場(chǎng)（保險(xiǎn)起見(jiàn)可“三次確認(rèn)”：遞交邀請(qǐng)函的時(shí)候、活動(dòng)前一天、活動(dòng)開(kāi)始前4小時(shí)左右分別確認(rèn)一次）、是否需要嘉賓/評(píng)委的休息室（以供嘉賓評(píng)委提前當(dāng)場(chǎng)的休息、評(píng)委退場(chǎng)評(píng)議等）、由專(zhuān)人負(fù)責(zé)迎接嘉賓/評(píng)委（適用于邀請(qǐng)校外的老師或?qū)＜遥?、嘉賓/評(píng)委致辭稿、嘉賓/評(píng)委所使用的資料（包括活動(dòng)流程、活動(dòng)簡(jiǎn)介、小紀(jì)念品、筆等）

（3）現(xiàn)場(chǎng)工作人員：主要包括

A人選：主持人（包括主持稿的確定）、禮儀人員、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、秩序維持、技術(shù)人員（例如，PPT的播放）

B分工：現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備時(shí)的“總指揮”、各小組的負(fù)責(zé)人、各小組的具體工作內(nèi)容（包括進(jìn)行必要的培訓(xùn)和演練）等

（4）技術(shù)/設(shè)備：主要包括

A技術(shù)：現(xiàn)場(chǎng)所需要的特殊設(shè)備的租借/采購(gòu)、安裝、調(diào)試，PPT、視頻、音頻文件的制作、調(diào)試，相應(yīng)工作人員的確認(rèn)和必要的培訓(xùn)演練。

B設(shè)備：主要是指活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)用到的話筒（固定式？有線/無(wú)線？幾個(gè)？怎么安排？）、燈光、音響、投影儀、舞臺(tái)、道具、服裝、獎(jiǎng)品等

（5）信息聯(lián)絡(luò)：主要是指活動(dòng)相關(guān)參與人員的聯(lián)絡(luò)工作，包括參賽者、嘉賓評(píng)委領(lǐng)導(dǎo)、觀眾、工作人員，贊助單位、合作單位，甚至采訪的媒體等的聯(lián)絡(luò)工作，確認(rèn)活動(dòng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容的告知等。

（6）其他：是指雖然與活動(dòng)本身可能并無(wú)直接聯(lián)系，但是仍需要事先準(zhǔn)備的工作，包括接送車(chē)輛、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等，根據(jù)活動(dòng)的具體情況調(diào)節(jié)選用。


以下根據(jù)不同活動(dòng)類(lèi)型列舉部分活動(dòng)需要特別注意的內(nèi)容以供參考：

（1）會(huì)場(chǎng)型活動(dòng)（例如，演講比賽、講座、論壇等）：預(yù)防冷場(chǎng)的“現(xiàn)場(chǎng)氣氛調(diào)節(jié)”（也就是“托兒”）、現(xiàn)場(chǎng)控制（現(xiàn)場(chǎng)秩序、提問(wèn)等環(huán)節(jié)的時(shí)間控制等等）

（2）舞臺(tái)類(lèi)活動(dòng)（例如，迎新晚會(huì)等）：服裝、道具、活動(dòng)后清理人員等

（3）戶外型活動(dòng)（例如，運(yùn)動(dòng)會(huì)等）：安全措施、活動(dòng)后清理人員等


其他可能涉及的內(nèi)容：贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作等。


3、活動(dòng)總結(jié)

主要包括活動(dòng)資料的記錄和整理、活動(dòng)總結(jié)的制作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等

（1）活動(dòng)資料的記錄和整理：包括參與者反響、活動(dòng)報(bào)道、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、影音資料等的記錄和整理；

（2）活動(dòng)總結(jié)的制作，包括活動(dòng)總結(jié)書(shū)的制作、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)影音資料的整理匯總等；

（3）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，針對(duì)活動(dòng)策劃組織的各個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，找出問(wèn)題或者漏洞并制定相應(yīng)的解決辦法，避免今后的活動(dòng)中出現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題。


（九）經(jīng)費(fèi)預(yù)算：

活動(dòng)的各項(xiàng)費(fèi)用在根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體、周密的計(jì)算后，用清晰明了的形式列出。

需要注意的是，這部分的寫(xiě)作可能有其“兩面性”，主要出現(xiàn)在由學(xué)?；蛘邔W(xué)院撥款的活動(dòng)上面，例如，由學(xué)院撥款的博雅盛典、由教務(wù)處撥款的普通話比賽：

首先，先要做一份所謂的“自己的預(yù)算”，對(duì)活動(dòng)中可能的花費(fèi)做好嚴(yán)格的估計(jì)，盡可能詳細(xì)的羅列出各項(xiàng)支出項(xiàng)目、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)等，以便控制好活動(dòng)總體的花費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于活動(dòng)操作過(guò)程中也要嚴(yán)格遵守，禁止超支。

然后，要做一份用于上交的“預(yù)算”，這份預(yù)算的要求是“做滿”。具體的來(lái)說(shuō)，就是把該項(xiàng)活動(dòng)撥款的全部金額都做進(jìn)預(yù)算并適當(dāng)“超支”（超個(gè)10%），比如，普通話比賽的撥款是2000元，這個(gè)時(shí)候，上交的預(yù)算的總金額應(yīng)該在2100-2200之間，這樣可以充分利用該項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)。

最后，在做完了兩個(gè)預(yù)算后，要對(duì)活動(dòng)預(yù)計(jì)的各項(xiàng)支出內(nèi)容做一個(gè)審核，看看是否合理：

比如，每項(xiàng)支出的金額是否有“浪費(fèi)”之嫌。


（十）活動(dòng)中應(yīng)注意的問(wèn)題及細(xì)節(jié)：（也可稱之為應(yīng)急方案）

內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會(huì)給方案的執(zhí)行帶來(lái)一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時(shí)是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說(shuō)明。例如，在戶外的活動(dòng)應(yīng)該防備陰雨天氣的影響；競(jìng)賽類(lèi)活動(dòng)應(yīng)該防備評(píng)委的因故缺席等等。另外：可以專(zhuān)門(mén)給策劃書(shū)制作封頁(yè)，力求簡(jiǎn)單，凝重；策劃書(shū)可以進(jìn)行包裝，如用設(shè)計(jì)的徽標(biāo)做頁(yè)眉，圖文并茂等；如有附件可以附于策劃書(shū)后面，也可單獨(dú)裝訂；策劃書(shū)需從紙張的長(zhǎng)邊裝訂；一個(gè)大策劃書(shū)，可以有若干子策劃書(shū)。


三、會(huì)場(chǎng)布置：

1、席卡的擺放：首先要弄清楚各位領(lǐng)導(dǎo)的“大小”，一般順序（也就是主持人介紹到場(chǎng)嘉賓的順序）如下：

（1）我學(xué)院的：

人文學(xué)院黨總支書(shū)記沙國(guó)華

人文學(xué)院院長(zhǎng)張怡

人文學(xué)院副院長(zhǎng)陸益軍

人文學(xué)院副院長(zhǎng)吳志剛

人文學(xué)院黨總支副書(shū)記沈潔（大）

人文學(xué)院分團(tuán)委書(shū)記周錚錚

然后是輔導(dǎo)員，一般可以根據(jù)年齡大小、專(zhuān)職兼職排列（例如，李順良前沈潔（小）后）

（2）其他非學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以按照黨、政、團(tuán)的順序排列，同一系統(tǒng)（例如同是教務(wù)處的）按照正職、副職、一般的順序排列。

（3）校級(jí)高于院級(jí)

然后是席卡的擺放，一般從嘉賓席的正中間開(kāi)始，左右左右（一般座位安排，左為上）排列，例如：吳志剛、張怡、沙國(guó)華、陸益軍、沈潔（大）

最后要注意的是席卡的印制，一般選用隸書(shū)、華文新魏等字體，盡量避免使用華文行楷一類(lèi)的字體。

2、嘉賓所用材料的準(zhǔn)備：

任何一個(gè)活動(dòng)，嘉賓手中需要有如下材料：活動(dòng)流程、活動(dòng)簡(jiǎn)介、活動(dòng)相關(guān)資料、筆、水，嘉賓所用的材料一般都采用粉紅色的紙印制。

（1）嘉賓致辭：

一般嘉賓致辭最好在邀請(qǐng)嘉賓時(shí)就選定需要致辭的嘉賓，并將我們擬定的發(fā)言稿先交給嘉賓；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要在需要致辭的嘉賓的材料中放入一份嘉賓致辭發(fā)言稿，同時(shí)主持人手上、主持臺(tái)上都要有一份以防萬(wàn)一，發(fā)言稿均使用粉紅色紙印制，字號(hào)一般不小于四號(hào)、多采用1.5倍行距、最好不要采用花哨的字體（例如，應(yīng)該避免使用諸如華文行楷一類(lèi)的字體，便于嘉賓辨識(shí)），一般發(fā)言稿不多于一頁(yè)A4紙。

（2）活動(dòng)流程：

如果每位嘉賓都有不同的參與（例如致辭、揭幕、宣布開(kāi)始、點(diǎn)評(píng)等）可以在該嘉賓的流程中注明，如果實(shí)現(xiàn)無(wú)法確定嘉賓是否出席的，可以在每張流程上均注明何處需某位嘉賓做什么。

（3）活動(dòng)簡(jiǎn)介：

一般情況下，活動(dòng)簡(jiǎn)介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通過(guò)“造型”的改變突出新意，例如可以做成紀(jì)念封、通訊錄、小臺(tái)歷一類(lèi)的，不失實(shí)用價(jià)值，又能起到一定的宣傳效果，當(dāng)然如果能控制一下成本的話，甚至可以用這種方法作為宣傳手段。

（4）活動(dòng)相關(guān)資料：

例如，類(lèi)似比賽的活動(dòng)需要評(píng)分表、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；類(lèi)似頒獎(jiǎng)的活動(dòng)需要簡(jiǎn)單說(shuō)明頒獎(jiǎng)方法或安排；類(lèi)似總結(jié)的活動(dòng)需要活動(dòng)的簡(jiǎn)單總結(jié)材料等等，都要視該次活動(dòng)的內(nèi)容而定。

3、工作人員安排：

（1）禮儀接待人員：安排好活動(dòng)的禮儀接待人員，包括引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓入場(chǎng)、發(fā)放嘉賓所用材料、發(fā)放活動(dòng)簡(jiǎn)介和流程等。

（2）現(xiàn)場(chǎng)秩序維持：例如，競(jìng)賽類(lèi)活動(dòng)對(duì)觀眾秩序的維持和選手的引導(dǎo)、頒獎(jiǎng)?lì)惢顒?dòng)領(lǐng)獎(jiǎng)人的引導(dǎo)等。

（3）收尾工作人員：做完活動(dòng)以后別忘了把現(xiàn)場(chǎng)收拾好，包括安排好送領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委離場(chǎng)，安排好競(jìng)賽類(lèi)活動(dòng)如有后續(xù)比賽安排的通知等。


四、活動(dòng)記錄

每項(xiàng)活動(dòng)無(wú)論是否“出彩”都必須做好活動(dòng)的記錄工作，活動(dòng)記錄包括文字材料、影音資料、現(xiàn)場(chǎng)圖片、活動(dòng)反饋四個(gè)部分。

1、文字資料：

（1）活動(dòng)計(jì)劃：活動(dòng)計(jì)劃書(shū)的制作在上面第二部分已經(jīng)介紹過(guò)了，這里就不再贅述。

（2）實(shí)施細(xì)則：實(shí)施細(xì)則是對(duì)實(shí)施過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)做好詳細(xì)的安排，包括各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的要求、時(shí)間，所涉及的人物、邀請(qǐng)，所涉及的器材、設(shè)備等等，都要做好詳細(xì)的安排，從而細(xì)化活動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)容，使之成為直接指導(dǎo)活動(dòng)操作的“工作手冊(cè)”。

（3）活動(dòng)報(bào)道：在活動(dòng)進(jìn)行后，應(yīng)該在第一時(shí)間做好活動(dòng)報(bào)道，活動(dòng)報(bào)道應(yīng)該包括對(duì)活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與對(duì)象、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)效果的描述，以及活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)照片。

2、影音資料：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的影音資料應(yīng)該包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的整體的全景、活動(dòng)精彩部分的特寫(xiě)、活動(dòng)參與者的表情等。

3、現(xiàn)場(chǎng)圖片：要求與影音資料的要求基本相同。

4、活動(dòng)反饋：包括活動(dòng)參與者的感想、活動(dòng)組織者的感想、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓評(píng)委老師的評(píng)價(jià)等，可以通過(guò)正式的采訪，也可以通過(guò)非正式的聊天等方式搜集整理。


五、活動(dòng)總結(jié)：

活動(dòng)總結(jié)一般包括兩個(gè)部分：活動(dòng)總結(jié)書(shū)、活動(dòng)總結(jié)資料，對(duì)于大型綜合性的活動(dòng)必要時(shí)還可以開(kāi)展總結(jié)活動(dòng)（例如在活動(dòng)中心進(jìn)行活動(dòng)成果展示等）。

1、活動(dòng)總結(jié)書(shū)：一份完整的活動(dòng)總結(jié)書(shū)應(yīng)該包括：活動(dòng)的策劃組織、活動(dòng)的總結(jié)書(shū)、活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)圖片、活動(dòng)成果四個(gè)方面。具體參考《范例》。

2、活動(dòng)總結(jié)資料：主要包括活動(dòng)的視頻總結(jié)資料、現(xiàn)場(chǎng)圖片、總結(jié)書(shū)、總結(jié)活動(dòng)的相關(guān)資料（海報(bào)、展板等）資料，按活動(dòng)名稱與時(shí)間整理，并保存于光盤(pán)中（或其他電子存儲(chǔ)設(shè)備中）。


（XXX學(xué)校學(xué)生會(huì)落款）