一段時(shí)間以來，著名專家譚小芳老師作為清華大學(xué)、北京大學(xué)、浙江大學(xué)高級(jí)總裁班客座教授，經(jīng)常應(yīng)邀在全國(guó)各地為眾多知名企業(yè)作過《會(huì)議管理的秘訣》的課程，在譚小芳老師看來，會(huì)議管理，看似簡(jiǎn)單，但真正把它做好，卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹?！边@句話讀起來瑯瑯上口，簡(jiǎn)明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會(huì)議室一偶，但是真正將會(huì)議管理做好，絕非易事。在實(shí)際工作中，要不就是會(huì)而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。

譚小芳老師認(rèn)為關(guān)于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，這是對(duì)會(huì)議最常見的認(rèn)識(shí)。而，會(huì)議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問題，或者一味地解決同一個(gè)問題，會(huì)議成為形式，每天的會(huì)議都圍繞在有意義沒有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問題上。因?yàn)?，個(gè)人能力的局限，會(huì)議解決問題的優(yōu)勢(shì)在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進(jìn)而得到或超過原定的目標(biāo)。
開會(huì)要講究會(huì)議質(zhì)量。開會(huì)打電話、開會(huì)抽煙耳語，開會(huì)遲到早退，開會(huì)時(shí)間過長(zhǎng)，會(huì)上不說，會(huì)后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)風(fēng)不好的典型例子。首先，一般會(huì)議召開過程中必須規(guī)定三個(gè)角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個(gè)角色中，會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是宣布會(huì)議開始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。一般由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣。
此外，企業(yè)開會(huì)切忌條條框框。有些企業(yè)開會(huì)，一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會(huì)者害怕在會(huì)場(chǎng)上發(fā)表自己的看法，害怕自己的觀點(diǎn)得罪了對(duì)方，于是就選擇了沉默。但是等到會(huì)議一結(jié)束，就會(huì)滿腹牢騷。而有些企業(yè)的開會(huì)氛圍卻剛好相反，與會(huì)者各抒己見，滔滔不絕，有時(shí)候?yàn)榱艘粋€(gè)問題爭(zhēng)得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，此時(shí)由主持人或者調(diào)度人決定采用哪個(gè)方案，不管接受誰的方案，但是走出會(huì)議室，大家還是喜笑顏開，都能夠嚴(yán)格去執(zhí)行會(huì)上決定的方案。同樣是開會(huì)，前者帶來的是惡性循環(huán)，后者帶來的是良性循環(huán)，只要形成了良好的會(huì)風(fēng)，那么很多扯皮的問題就會(huì)迎刃而解，這就是“會(huì)而議，議而決，決而行”。

會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，還有一個(gè)任務(wù)就是保證會(huì)上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開會(huì)，會(huì)上決定的事情很多，但是往往不當(dāng)場(chǎng)明確工作任務(wù)的完成時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)后工作任務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時(shí)間。接著，會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后要檢查督辦各項(xiàng)事情的完成情況，只要做好了檢查就一定能達(dá)到想要的效果。