??1．制定會議計劃

1) 確定會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質(zhì)和方向，是

會議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。
??提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出；二是領(lǐng)導(dǎo)提出會議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領(lǐng)導(dǎo)審定。會議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強的針對性。
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2) 確定會名、規(guī)模、規(guī)格人員名單

(1) 確定會議名稱。會議名稱應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成：會議主辦單位的名稱、會議的主題、會議的類型。

(2) 確定會議的規(guī)模和規(guī)格。會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。
??內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

(3) 提出參加會議的范圍或人員名單。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍或人員名單。
??這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。

3) 擬訂會議的時間與會期

(1) 提出會議召開的時間。
??召開會議的時間應(yīng)當(dāng)在會議議題確定下來之后，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點。

① 要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

② 主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會議，緊急會議除外。
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③ 會見會談性會議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后，再確定會議召開的時間。

(2) 確定會期。會期是指召開會議時間的長短。確定會期應(yīng)當(dāng)與會議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會。
??為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。

4) 擬定會議地點

會議地點的重要性更是不容置疑的。會議地點的物質(zhì)條件——設(shè)施、環(huán)境和工作人員對會議的成功舉辦起著關(guān)鍵的作用。一般情況下，會議組織者和策劃委員會將直接參與會議的選址工作，不過，還有很多時候，會議地點的選擇是由其他人來完成的。
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選擇會議地點應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。

(1) 與會者與會場的距離。

(2) 與會者下榻酒店與會場間的距離。

5) 擬訂會議的議程與日程安排

(1) 會議議程的擬訂。擬訂會議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預(yù)備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。
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一般議程的順序是：宣布議程；說明人員缺席情況；宣讀并通過上次會議的備忘錄；財務(wù)主管報告；其他報告；新的議題；有關(guān)人事任免；提名并選舉新的負責(zé)人；通知有關(guān)事項；宣布休會。

(2) 會議日程的安排。會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。
??因此，擬訂會議日程要明確具體，并準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內(nèi)容、地點。

6) 準備會議文件

會議文件的準備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責(zé)起草，有的是由秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書配合業(yè)務(wù)部門起草。
??承擔(dān)文件起草的秘書應(yīng)了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)認真負責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯。

7) 落實后勤工作

會務(wù)后勤服務(wù)是會務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、參加人數(shù)較多的會議，如后勤工作做得不好，將會嚴重影響會議的效果。
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準備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。

(1) 會議經(jīng)費項目預(yù)算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預(yù)算時，應(yīng)堅持節(jié)約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開支標(biāo)準。

(2) 落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。
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(3) 制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。

(4) 制定會議的值班工作與保密工作方案。

2．一般總結(jié)會會務(wù)流程

1) 成立會議的組織機構(gòu)

大中型會議的組織和管理工作單靠一兩個人是無法完成的，必須成立相應(yīng)的會務(wù)組織機構(gòu)。
??一般來說，會務(wù)組織籌備機構(gòu)包括以下幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既要牢記本崗位的職責(zé)，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。

(1) 會務(wù)組。負責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。

(2) 秘書組。負責(zé)制定會議計劃，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報，發(fā)放會議通知，進行會議文件的立卷歸檔等。
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(3) 接待組。負責(zé)生活服務(wù)、交通工具安排、醫(yī)療服務(wù)等工作。

(4) 宣傳組。負責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道等工作。

(5) 財務(wù)組。負責(zé)會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付賬工作。

(6) 保衛(wèi)組。負責(zé)防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。
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2) 會前準備工作

制發(fā)會議通知、準備會議文件和用品、選擇與布置會場等。

3) 會間工作

保證會議按既定日程和議程展開，合理調(diào)度工作。

4) 會后工作

文件資料歸檔、財務(wù)結(jié)賬、清理駐地、會場、發(fā)文等，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。