一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)： 在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。 一般會(huì)議籌辦人與會(huì)場(chǎng)主要工作人員協(xié)調(diào)會(huì)，如場(chǎng)地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通，如果會(huì)議有應(yīng)用視聽設(shè)備，邀請(qǐng)視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請(qǐng)來。 ( 二 ) 電話、無線對(duì)講機(jī)和呼叫器 電話：小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會(huì)議只靠會(huì)場(chǎng)或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會(huì)議中心專線電話線和設(shè)備有限，因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫捪到y(tǒng)，至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng)，電話號(hào)碼往往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得，但有時(shí)也可向雷話公司說明，他們可以先提供號(hào)碼，但是不保證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同，如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行，他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng)，事先要有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。 1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。 2．多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬一故障還有備用。 3．事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。 4．每天晚上不要忘了充電。 5．分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。 6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。; ( 三 ) 服務(wù)柜臺(tái)與留言中心 每一個(gè)主辦單位都了解在大會(huì)期間提供一個(gè)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心是必要的，服務(wù)柜臺(tái)與留言中心可以非常簡(jiǎn)單也可以很復(fù)雜，在這個(gè)中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負(fù)責(zé)，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當(dāng)?shù)嘏R時(shí)工作人員提供大會(huì)資料以及當(dāng)?shù)刭Y料，最簡(jiǎn)單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團(tuán)體，與會(huì)者留言或接到外來電話，每個(gè)留言要注明給哪位與會(huì)者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西會(huì)議中心可提供。這個(gè)中心也可以提供航空、租車和旅游服務(wù)，較為復(fù)雜的是將留言經(jīng)由幻燈打在會(huì)場(chǎng)或電腦上(在國內(nèi)的會(huì)議中心并沒有留言架子或圓筒可提供)。 基本設(shè)備： 1．將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。 2．確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。 3．確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。 4．其他必需用品。 5．事先印制一些留言條。 6．準(zhǔn)備足夠的筆，因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。 7．電話簿。 8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。 9．當(dāng)?shù)刭Y料。 10．當(dāng)?shù)夭蛷d指南。 11．地圖。 12．觀光和購物指南。訂餐服務(wù)： 我公司與很多大中型餐飲服務(wù)公司辦有長(zhǎng)年協(xié)議，可以為你預(yù)訂各種會(huì)議的訂餐，并且按照你的要求、標(biāo)準(zhǔn)送餐到會(huì)場(chǎng)。名師主灶，風(fēng)味齊全，京川菜系，魯粵口味，價(jià)格極為優(yōu)惠，高中低檔任你選擇，各種風(fēng)味小吃更能滿足不同朋友的口味，會(huì)議訂餐方法及注意事項(xiàng)： 1. 本公司只提供會(huì)議訂餐，您必須參加本公司的會(huì)議服務(wù)。 2. 本公司免費(fèi)提供送餐到會(huì)場(chǎng) 3. 訂餐兩天前你可以對(duì)你的訂餐要求、標(biāo)準(zhǔn)任意修改 4. 請(qǐng)及早預(yù)訂，為確保訂餐之供應(yīng)無虞，請(qǐng)預(yù)訂會(huì)議時(shí)同時(shí)附加訂餐意向。 5. 餐費(fèi)同會(huì)議費(fèi)一同交付，如因修心訂餐標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生的費(fèi)用多退少補(bǔ)。 6. 請(qǐng)確認(rèn)無誤你的訂餐范圍，起送份數(shù)，送餐時(shí)間。 7. 訂餐時(shí)間目前包括早餐、午餐和晚餐 9. 本公司保留訂餐與否之權(quán)利。并于會(huì)議預(yù)訂時(shí)提出。會(huì)場(chǎng)預(yù)約 我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會(huì)議的級(jí)別,為您選擇會(huì)議舉辦地;我們將根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。 我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。印刷材料的設(shè)計(jì)制作 我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊(cè)等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會(huì)為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置.參會(huì)者的接送 我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場(chǎng)或下榻酒店.參會(huì)者的餐飲 我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等;我們將根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn).參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排 我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。2、執(zhí)行雙方確認(rèn)的協(xié)議條款，在保證您所需的服務(wù)的前提下，保護(hù)雙方的合法權(quán)益。 3、提供會(huì)議簽到臺(tái)，并有專人協(xié)助會(huì)務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān)入住手續(xù)。 4、會(huì)議期間及時(shí)叫早、叫醒服務(wù)使參會(huì)代表安心休息。 5、免費(fèi)為會(huì)議提供會(huì)議提示牌、水牌和席位卡。 6、根據(jù)實(shí)際情況，提供收費(fèi)/免費(fèi)機(jī)場(chǎng)、火車站接送服務(wù)，如有參會(huì)者需提前返程，可在會(huì)堂一角設(shè)返程機(jī)票預(yù)定。 7、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一份具有當(dāng)?shù)靥厣募o(jì)念品，我們會(huì)提供必要的服務(wù)及信息，并協(xié)助您采購。 8、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一次難得的旅游活動(dòng)，我們會(huì)為您提供最優(yōu)質(zhì)的旅游行程、游覽到最好景區(qū)景點(diǎn)、安排最佳時(shí)間段飛機(jī)航班、品嘗到當(dāng)?shù)刈罹叽硇缘娘L(fēng)味餐、最好的導(dǎo)游、駕駛技術(shù)一流的師傅和車況良好的旅游車輛，同時(shí)報(bào)給您一個(gè)合適公道的價(jià)格。 9、訂票服務(wù)： 代訂各大航空公司及相應(yīng)各大航線優(yōu)惠折扣機(jī)票； 免費(fèi)代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。 10、我社根據(jù)客戶的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)接待工作，讓會(huì)議客戶放心、滿意最大化；讓會(huì)議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。采納哦

會(huì)議室管理員工作職責(zé) 1、加強(qiáng)會(huì)議室衛(wèi)生管理。無論每周開會(huì)與否，必須至少徹底清理一次會(huì)議室衛(wèi)生。 2、做好會(huì)前準(zhǔn)備。每次開會(huì)前，擺放好會(huì)議室各種設(shè)備。3、做好會(huì)后事宜。每次會(huì)后，清點(diǎn)會(huì)議室物品，進(jìn)行衛(wèi)生清理。 4、做好設(shè)備維護(hù)。及時(shí)維修會(huì)議室設(shè)備。 5、注意設(shè)施設(shè)備安全。每次開會(huì)完畢，關(guān)好門窗，關(guān)閉電源。 6、無論在上班期間還是其他時(shí)間開會(huì)，必須來校進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。