選擇什么樣的發(fā)布會(huì)/年會(huì)活動(dòng)場地要根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)、參與者構(gòu)成、活動(dòng)規(guī)模等因素來確定。例如，莊嚴(yán)、大氣的活動(dòng)場地與大型活動(dòng)在形象和氣勢上會(huì)有著極好的映襯，而一個(gè)溫馨、高雅的場地對一個(gè)小型交流活動(dòng)的氛圍營造會(huì)大有裨益。

不論是在一個(gè)數(shù)萬平方米的活動(dòng)策劃中心或體育館，或者是在位于街角的一家咖啡廳，人們總會(huì)找到一個(gè)地方來聚集。活動(dòng)策劃人的工作就是將活動(dòng)與合適的場地匹配起來。活動(dòng)場地是舉辦一次特殊活動(dòng)的基礎(chǔ)硬件之一，一個(gè)與活動(dòng)匹配度高的場地?zé)o疑會(huì)讓活動(dòng)本身增色不少。怎么選發(fā)布會(huì)活動(dòng)和年會(huì)活動(dòng)的場地？?

一、活動(dòng)場地的分類?

所謂場地滿足活動(dòng)的需要，不僅體現(xiàn)在觀眾人數(shù)上，還要與活動(dòng)的風(fēng)格和氛圍相適應(yīng)。按照功能，可以將活動(dòng)場地大致劃分為4種基本類型，每種類型的場地優(yōu)、缺點(diǎn)都不一樣

二、常見的活動(dòng)場地

（一）酒店

由于能提供會(huì)場、住宿、餐飲、休閑娛樂等綜合服務(wù)，酒店是眾多活動(dòng)組織者首先考慮的場所。雖然不同酒店及其會(huì)議場地在尺寸和品質(zhì)上有很大不同，但酒店通常能夠提供多樣化的會(huì)議場所，包括宴會(huì)廳（ballroom）、小組討論會(huì)議室（Breakoutrooms）以及董事會(huì)會(huì)議室（boardroom）等。其中，宴會(huì)廳通常是整個(gè)酒店的主要功能區(qū)，并且大都用可移動(dòng)的輕型隔斷分開。小組討論會(huì)議室往往被裝修得像小型的宴會(huì)廳，能為小規(guī)模的人群提供一樣的功能。

整個(gè)酒店會(huì)議區(qū)的大小，包括小組討論會(huì)議室，一般不超過10萬平方英尺，然而也有一部分酒店會(huì)更大。從全球來看，酒店的會(huì)議場所總量在逐漸擴(kuò)大，配有大于10萬平方英尺會(huì)議空間的酒店不在少數(shù)。

相比那些樸實(shí)的活動(dòng)策劃場館，很多酒店都有漂亮的室外場地，以支持各類社交活動(dòng)。游泳池、露臺(tái)、中庭和花園等都可以用作會(huì)議地點(diǎn)。許多度假酒店都有一個(gè)經(jīng)常用于舉辦活動(dòng)的寬闊的戶外庭院和游泳池區(qū)域。

除了利用室外場地，合理使用走廊或會(huì)議室的門廳等作為迎賓區(qū)（pre-function space），也可以為附加活動(dòng)提供場地。一般情況下，茶歇、注冊臺(tái)、網(wǎng)吧會(huì)被放置在迎賓區(qū)，以提供必要的服務(wù)，從而不必使用更貴的會(huì)議室。

第一次考察會(huì)議場地時(shí)，策劃人需要注意場館的所有設(shè)施條件，設(shè)施的硬件（hardware）會(huì)給參會(huì)代表們的舒適度以及他們對各項(xiàng)活動(dòng)的參與度帶來顯著影響。

（二）活動(dòng)策劃中心

相對于酒店，活動(dòng)策劃中心是為更大型的會(huì)議、展覽會(huì)等活動(dòng)而設(shè)計(jì)的，有的活動(dòng)策劃中心擁有超過十萬平方米的會(huì)議和展覽空間。巨大的空間既是優(yōu)點(diǎn)也是缺點(diǎn)。許多活動(dòng)策劃中心只包含會(huì)議和展覽設(shè)施，而沒有可住宿的房間，而且往往是有著外露頂梁的建筑物。另外有一些還是令人驚嘆的建筑景觀。目前，活動(dòng)策劃中心建設(shè)呈現(xiàn)出一個(gè)新的趨勢朝著擁有酒店、活動(dòng)策劃設(shè)施、休閑、商業(yè)等多種功能于一體的綜合體方向發(fā)展。

相對于酒店，活動(dòng)策劃中心的大部分空間被用于展覽廳（exhibit halls）和功能空間，而不是豪華的宴會(huì)廳。酒店大堂設(shè)計(jì)一般十分舒適溫馨，而活動(dòng)策劃中心大堂的設(shè)計(jì)是為了方便成千上萬的代表通行。正如酒店有多種空間大小，活動(dòng)策劃中心也有各種各樣的空間。

在一個(gè)典型的酒店中，宴會(huì)廳是其最大的會(huì)議場所，在一個(gè)活動(dòng)策劃中心，展覽大廳是最大的空間，其次是鋪有地毯的宴會(huì)廳，之后是分組討論和會(huì)議室。一般來說，活動(dòng)策劃中心的迎賓空間比與其相連的分組討論區(qū)更大，而一般的酒店的迎賓空間往往較小。

大多數(shù)情況下，與酒店相比，活動(dòng)策劃中心顯得更冷（cold）。不過，一些較新的活動(dòng)策劃中心在設(shè)計(jì)時(shí)添加了雕塑、繪畫等更具有藝術(shù)感的元素。不像酒店，活動(dòng)策劃中心一般沒有溫泉或泳池，健身室或桑拿，餐廳或酒吧。酒店是全天候開放的，而活動(dòng)策劃中心一般會(huì)在晚上鎖門，并且在沒有活動(dòng)的時(shí)候工作人員可以休假。在酒店里，工作人員在任何時(shí)候都要值班，而如果在一些不尋常的時(shí)候活動(dòng)策劃中心需要工作人員值班甚至加班，那么負(fù)責(zé)人一定要提前告知?；顒?dòng)策劃中心的這種剛性結(jié)構(gòu)和時(shí)間安排意味著使用活動(dòng)策劃中心的活動(dòng)策劃人需要比在策劃酒店會(huì)議時(shí)制定更詳細(xì)的計(jì)劃。

（三）會(huì)議中心

在大多數(shù)情況下，會(huì)議中心（conference center）是專門設(shè)計(jì)用來開展課堂式學(xué)習(xí)、小型的、設(shè)施齊全的場館。美國活動(dòng)產(chǎn)業(yè)理事會(huì)（EIC）將會(huì)議中心定義成為活動(dòng)特別是小型活動(dòng)提供專業(yè)環(huán)境條件的設(shè)施。國際會(huì)議中心協(xié)會(huì)（IACC）制定了一套具體的指南，用于指導(dǎo)什么是會(huì)議中心，一些大公司經(jīng)營的會(huì)議中心都在其中。

無論是否提供住宿，許多會(huì)議中心都采用了整體會(huì)議套餐（complete meeting package）的定價(jià)策略，這意味著，無論場館有哪些設(shè)施，活動(dòng)策劃人都可使用，并且無需支付額外費(fèi)用。這使得畫架、投影儀、麥克風(fēng)和音響系統(tǒng)等設(shè)備都由策劃人處置。對于策劃人來說，這是一種靈活的工作方式，因?yàn)樗蛩辉傩枰崆芭c視聽設(shè)備公司提前約好時(shí)間，以提供其公司的設(shè)備。

有些會(huì)議中心位于偏遠(yuǎn)地區(qū)，有些不可住宿的會(huì)議中心是大型企業(yè)辦公樓的一部分，并且只有當(dāng)母公司不使用該設(shè)施的時(shí)候才向公眾提供服務(wù)。根據(jù)IACC的準(zhǔn)則，他們更帶有一種明顯的企業(yè)的味道。

（四）特殊場地

從理論上講，場面壯觀和令人印象深刻的活動(dòng)可以在任何專為公眾集會(huì)設(shè)計(jì)的設(shè)施內(nèi)舉行。劇院（Theaters），圓形露天劇場(amphitheaters)，競技場(arenas)，體育場館(stadiums)，體育設(shè)施(sports facilities)等作為會(huì)議設(shè)施的功能遠(yuǎn)未被充分利用。計(jì)劃在這些場所舉辦活動(dòng)的策劃人必須謹(jǐn)記，這里不存在那些在酒店或者會(huì)議中心的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，因而可能需要比其他場館有更多的規(guī)劃和準(zhǔn)備工作。

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