「活動(dòng)策劃會(huì)議議程的方法如下」
1）商定會(huì)議時(shí)間
選擇在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間集會(huì)，安排好合適的會(huì)議時(shí)間，不僅可以體現(xiàn)出組織者的會(huì)議意圖，同時(shí)更能夠提高整個(gè)會(huì)議的效率。因此會(huì)議策劃在會(huì)議召開時(shí)間的選擇、開會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短方面上是會(huì)議策劃必須考慮的重要因素，需經(jīng)過會(huì)議多部門、多方面商量、協(xié)調(diào)后方能確定。一般確定會(huì)議召開時(shí)間要考慮以下要素：
（1）是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。由于會(huì)議的組織者是整個(gè)會(huì)議的關(guān)鍵人物，因此活動(dòng)策劃人員在確定會(huì)議時(shí)間時(shí)，必須保證會(huì)議的組織者有充分的時(shí)間做好開會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
（2）是否方便與會(huì)人員（尤其是會(huì)議的核心人物）參加出席。每一次會(huì)議的召開都有其要求必須到會(huì)的核心人物，而且只有其他與會(huì)者積極參加，才能使會(huì)議的目標(biāo)最終得以順利實(shí)現(xiàn)。會(huì)議活動(dòng)如果該出席的領(lǐng)導(dǎo)不能前來出席，該參與的會(huì)員又因這因那而缺三拉四不到會(huì)，那這樣的會(huì)議恐怕只有改期再開了！否則人數(shù)不足，開了也只能達(dá)成一些無效的共識(shí)和決議。因此會(huì)議策劃人員在會(huì)議召開時(shí)間方面，應(yīng)盡量和與會(huì)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保更多的人能來參加。

（3）會(huì)議召開期間的自然因素。例如一些在公共場(chǎng)所舉辦的露天活動(dòng)和集會(huì)，就要充分考慮到當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化和具體當(dāng)天的天氣變化等因素。組織者應(yīng)盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會(huì)，因?yàn)檫@不僅增加了組織會(huì)議的難度，同時(shí)也會(huì)影響與會(huì)者的出席和參加會(huì)議的情緒。
2）確定會(huì)期的長(zhǎng)短
會(huì)期是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間的長(zhǎng)短。會(huì)期主要根據(jù)會(huì)議議程的多少而定，分半天、一天、三天、五天不等。
“會(huì)期適中”是指會(huì)期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；其次還指每次集會(huì)應(yīng)有時(shí)間限制，最佳的時(shí)間范圍是在2個(gè)小時(shí)內(nèi)，若超過這個(gè)時(shí)限，應(yīng)安排會(huì)間休息。一般需要根據(jù)以下要素來決定會(huì)期的長(zhǎng)短。
一是看會(huì)議里面的議題有多少。議題較多時(shí)，會(huì)期安排長(zhǎng)些；議題較少時(shí)，會(huì)期安排短些。特殊會(huì)議除外。一般一次會(huì)議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜，以確保與會(huì)人員能夠充分討論和發(fā)表意見，同時(shí)也確保能夠高效率地利用時(shí)間解決問題?；顒?dòng)策劃人員安排會(huì)議的議題有如下技巧。
▲一個(gè)主要議題和一兩個(gè)小議題搭配安排。將相同性質(zhì)的議題同時(shí)提交一次會(huì)議討論。
▲適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下供會(huì)議進(jìn)一步討論。
二是看議程的簡(jiǎn)繁。不同性質(zhì)的會(huì)議有不同的會(huì)議程序。議程的繁簡(jiǎn)也會(huì)影響會(huì)期的長(zhǎng)短，必須納入考慮范圍。
三是考慮松緊適度。會(huì)議議程和日程不宜安排得過密過緊，但也不要拖沓散浸，同時(shí)還要注意預(yù)留一點(diǎn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)臨時(shí)狀況或特殊情況。
活動(dòng)策劃公司在與客戶商定了會(huì)議時(shí)間又確定了會(huì)期長(zhǎng)短后，大會(huì)的組織者才便于安排落實(shí)具體的會(huì)議日程，同時(shí)也便于在會(huì)議通知中寫明，使與會(huì)人員能有計(jì)劃地安排、協(xié)調(diào)好其間的工作。