我相信只要你是職場的小伙伴，你總會遇到各種各樣的會議。作為公司宣傳的熱點和動力，公司將在每次會議上投入大量的人力物力作為支持。成功地召開會議是專業(yè)人員必備的專業(yè)素質?，F(xiàn)在，將幫助您結合實際案例分析，如何成功舉辦一次會議。

1、 選擇站點

場地的選擇需要考慮參與者的數(shù)量和角色。如果領導表示愿意，他/她將不需要設置篩選標準。一個“郊區(qū)酒店”和一個“高層場館”，從場館的氛圍和布局到周邊環(huán)境（是否有景區(qū)，是否有農家樂）都會有很大的不同。此外，由于會議和住宿費是主要費用，應在早期階段審議預算。

2、 踩踏彩排

最好一次開一個大型會議，不要有緊急情況。這就需要我們熟悉場地和設備，也就是說，我們需要提前“建廠”。

了解會場、餐廳和住宿的相對位置，以便在會議期間提供指導。

例如，我們的會議是在郊區(qū)的一個風景區(qū)舉行的。當我們去那里的時候，我們發(fā)現(xiàn)雖然現(xiàn)在網(wǎng)上的汽車叫賣很發(fā)達，但這只是運氣。他們的工作人員乘指定的公共汽車去上班。由于座位有限，他們不想搭便車。因此有必要提醒參與者注意交通狀況。

這次會議是這次會議的第一個焦點，也是一個比較嚴肅的場合。進入會場請注意以下信息：

① 座位安排。領導在哪里？有沒有領導來晚了沒座位的情況？不會有人坐在領導旁邊嗎？這次考慮設置座板，避免了這一環(huán)節(jié)的特殊情況。

② 茶的情況。當我們到達會場時，我們發(fā)現(xiàn)它是以鋸齒形排列的?！盎葑印弊郎嫌?0個茶杯，但坐在后座的20名參與者沒有茶。經(jīng)查詢，如果您需要支付瓶裝水，這也是超出預算的支出，需要提前考慮。

③ 多媒體設備試用。最好帶上你自己的電腦直接鉆。它可以檢查屏幕顏色是否有問題，以及計算機適配器是否匹配。電腦和麥克風在哪里方便揚聲器？在這個位置拍照有什么效果（包括以后做會議報告）？麥克風有電池嗎？

不同的人對睡眠和隱私有不同的要求。特別是有一種特殊的情況：因為酒店房間不多，有兩個人睡一張床。如果網(wǎng)站是隨機排列的，可能會給參與者帶來不適。

我這次的處理方法是：事先安排好，電話服務員是否一起住大床，得到批準后再安排。但仍有一些不足之處：住宿安排確認后，最好制作一張表格交給大家熟悉，以保證第二天大家都能有序入住。從本次會議的實施情況可以看出，即使提前安排住宿，酒店內仍會有臨時換房的人（如部分人的標準間改為大床房，雖然換房間的人可以通過其他公司的定額報銷特大床費用，但為他安排的隱形床房將成為一種浪費，需要我們公司承擔）。初步安排將略有調整，預算也有所變化，這也增加了以后入住和費用分攤的麻煩。

餐飲是相對最好的控制環(huán)節(jié)。這里，只要注意以下幾點：

① 您點什么菜？我們這次沒有點自己的菜，因為我們有一張桌子。但我提前看了菜單：16道菜，每桌12-13人。我想已經(jīng)夠了。但在實踐中，我發(fā)現(xiàn)大家下午開會后都很餓，吃的也不夠。如果是10個人的話，16道菜應該還不錯，但是預算也會增加。

③ 座位安排。團建的目的是為了促進部門之間更多的交流和感情，所以座位安排應該考慮把更多熟悉的人分開。我這次的處理方法是：在總領導的位置上，有一些外企的負責人，他們不經(jīng)常來公司面對面向領導匯報；也有新同事，他們只是來了，需要互相了解。也因為我告訴你會后的座位分配，所以吃飯和就座要避免混淆。

如果是景區(qū)，第二天就安排好了游玩環(huán)節(jié)，應該提前做好策略。我在會后的晚上制定了這個策略，因為有些朋友可以要求詳細的信息，而且信息資源充足。但花了將近一個小時。我認為日程安排得很好：我們安排了徒步旅行。我詢問了徒步旅行的路線、路線上的景點、徒步旅行的時間和路線的周圍情況。下次有條件的話，最好自己一步走，否則如果迷路了，或者線路上有安全隱患，都會對體驗造成很大影響。

3、 會議日期

當天早些時候帶上電腦，提前連接好。然后等待到達辦理登機手續(xù)。時間到了，你可以提醒與會者準時開始，以確保會議準時開始。這次發(fā)生的事情是，組織者還沒到，很多人已經(jīng)辦理了入住手續(xù)。我們到達會場時，又花了一些時間調試電腦。開始時間比規(guī)定時間晚20分鐘，可能會給參與者帶來不好的感覺。

主持人語調沉穩(wěn)，串通流暢，給參與者一種正式實用的感覺。由于籌備工作倉促，會議的開幕式效果不太好。下一次我提前到了，我會感覺好多了，當我完成了幾次開場白和微笑。

本次講座準備了兩份材料，一份在電腦里，另一份在U盤里，以防電腦損壞需要更換。

會議時間很緊，應安排倒計時，避免演講者嚴重加班耽誤整個會議。我們這次帶來的品牌還有5分鐘、3分鐘和1分鐘。它被證明是非常有效的控制時間。錄音應在音響系統(tǒng)附近由兩人進行，以避免中途一部電話中斷或停電及錄音遺漏。

問問酒店提前準備的菜有多快。如果這次，你可以提前10分鐘離開。這一次，酒水沒有及時擺上餐桌，導致主辦方缺席。我們不知道飲料在哪里。下次，我們應該提前通知你把冷盤和飲料放在桌上。紅酒會把你吵醒的。提前10分鐘吃熱的食物，當人們到達時就開始吃。

4、 成本問題

本項與各單位報銷程序高度相關，僅供參考。

1） 早期的預算不需要太詳細。你從來沒有想過在你的飯菜里多加幾道菜，或者吃幾桶方便面，在你的房間里放幾杯，所以成本預算只能估計，應該多放一點。

2） 根據(jù)負責人和公司分配少量費用后，再提前與各項目溝通，看是否有足夠的金額，開什么樣的發(fā)票（餐飲、住宿）

3） 各項費用發(fā)生后，計算總金額，并以表格形式通知報銷負責人，統(tǒng)一收付。金額確認無誤后，報酒店前臺，并按金額開具發(fā)票。發(fā)票領走后，酒店前臺自行核算。（這次酒店不能掉頭，我要按房號交錢，耽誤了一段時間。事實上，我會把總數(shù)給她，她可以根據(jù)房間的數(shù)量做會計）