最近一直在收集案例和整理資料。準(zhǔn)備寫一篇有關(guān)線下活動(dòng)如何策劃和執(zhí)行的文章。過了這個(gè)月，即將迎來我參加工作的第八個(gè)年頭。在這8年里，我參加過不少線下活動(dòng)。有些是自己主辦，有些是參與，有些是透過視頻觀摩。有些活動(dòng)前臺看著一片流暢祥和，其實(shí)幕后執(zhí)行狀況百出。

于是在大量觀摩之后，我也逐漸整理出自己做線下活動(dòng)的一些心得。今天就把這些心得整理出來，跟大家一起探討。線下活動(dòng)的策劃，跟線上活動(dòng)的策劃有相似的地方。大多在策劃階段，都需要考慮6W1H：

why——what——who——where——when——Which——How

翻譯一下就變成：

為啥——要干啥——誰——在哪——啥時(shí)候——啥渠道——怎么干

嗯，東北話多么通俗易懂。

言歸正傳，我們繼續(xù)來看線下活動(dòng)的內(nèi)容。在我看來，做個(gè)線下活動(dòng)，我們大體可以分成兩個(gè)大部分。

第一部分是活動(dòng)的策劃部分，
第二部分是活動(dòng)的執(zhí)行部分。

考慮到世上活動(dòng)類型千千萬，今天本文中聊到的線下活動(dòng)大多是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在線下辦的活動(dòng)。

在做活動(dòng)策劃案的時(shí)候，我們需要說服自己以下這些內(nèi)容。為啥是說服自己呢？因?yàn)槲矣X得自己寫份方案，說服自己才有可能感染到他人。

首先我們需要想清楚，我們?yōu)槭裁匆鰝€(gè)活動(dòng)？活動(dòng)的目的是什么？希望通過做活動(dòng)達(dá)到什么樣的目標(biāo)？作為一個(gè)策劃，這個(gè)為什么至關(guān)重要。很多新手策劃是習(xí)慣性的接受上司和老板的指令，一拍腦門決定要做個(gè)活動(dòng)。但是為啥要做個(gè)活動(dòng)，做這個(gè)活動(dòng)能起到什么樣的作用，是否像上司說的一樣能夠起到對應(yīng)的作用，其實(shí)是需要深究的。

而且當(dāng)你自己明確了活動(dòng)目的，在做后續(xù)策劃的時(shí)候才更容易激發(fā)自己的主觀能動(dòng)性，不然很容易做一個(gè)活動(dòng)結(jié)果每次都是程式化的一套流程，最終的效果很難評定是好是壞。

大多數(shù)公司考慮做一個(gè)活動(dòng)都會從這樣幾個(gè)角度考慮：

品牌商企業(yè)：擴(kuò)大新增用戶，促進(jìn)老用戶活躍，提高品牌知名度。

平臺上企業(yè)：擴(kuò)大平臺品牌在B端C端的知名度及市場占有，幫助B端與C端做好資源匹配。

乙方公司：通過論壇、分享會、交流會、宴會等形式與潛在甲方客戶進(jìn)一步接觸，并彰顯企業(yè)新研究成果、專業(yè)度。創(chuàng)造合作機(jī)會。

基于這些不同的目的，各類公司會嘗試用各種活動(dòng)來達(dá)到目的。

我們粗略來看就有以下形式：

個(gè)人：婚禮、聚會

公司對內(nèi)：年會、團(tuán)建

公司對外：媒體溝通會、沙龍、招商會/訂貨會、新品發(fā)布會、峰會、論壇、快閃店、展會參展

當(dāng)我們大概了解了目的和形式。接下來需要引入的概念是標(biāo)準(zhǔn)。每次活動(dòng)完畢，復(fù)盤時(shí)我們都應(yīng)該通過一系列的標(biāo)準(zhǔn)來評價(jià)“一個(gè)活動(dòng)辦得好還是不好。好是哪里好，不好是哪里不好”。

以上這句話是我一位很尊敬的領(lǐng)導(dǎo)非常喜歡說的一句話，實(shí)際應(yīng)用價(jià)值很高。比如大多數(shù)的線下活動(dòng)我們可以從三個(gè)方面來評判是否合格。

第一個(gè)方面是銷售情況，如果一次活動(dòng)有銷售環(huán)節(jié)，那么銷售額規(guī)模，銷售量，客單價(jià)，利潤等維度就十分必要。

第二個(gè)方面是傳播維度，根據(jù)不同渠道和媒體，計(jì)算投入的費(fèi)用，以及對比該平臺平均水平，得到的傳播量。

第三個(gè)方面是線下活動(dòng)的體驗(yàn)感是否足夠好。活動(dòng)是否有序、流程順利、參會人員評價(jià)是否圓滿無卡殼和尷尬點(diǎn)出現(xiàn)。

以上三點(diǎn)內(nèi)容我們會在后續(xù)進(jìn)行更加深入的探討。

繼續(xù)回到活動(dòng)策劃案的部分。在做活動(dòng)策劃的時(shí)候，當(dāng)我們清楚了目的和形式，我們接下來需要解決的就是很多細(xì)致的問題：

1. 活動(dòng)時(shí)間和地點(diǎn)；

2. 活動(dòng)的流程和創(chuàng)意亮點(diǎn)；

3. 根據(jù)活動(dòng)的主題和創(chuàng)意點(diǎn)，做出對應(yīng)的布置；

4. 如果打算引入贊助商，那么做好贊助商的回報(bào)方案，

5. 比如傳播量、傳播途徑及現(xiàn)場的物料擺放數(shù)量、主持人口播次數(shù)等等內(nèi)容；

6. 參與嘉賓和擬邀請的KOL、用戶；

今天的文章暫時(shí)不展開活動(dòng)策劃的詳細(xì)內(nèi)容，我想著重跟大家分享一下活動(dòng)執(zhí)行中需要做的準(zhǔn)備。簡單統(tǒng)計(jì)下，在做活動(dòng)執(zhí)行時(shí)，我們常用到的表，大概有這樣幾張。

1. 活動(dòng)現(xiàn)場布置物料表；

2. 工作人員聯(lián)系表；

3. 活動(dòng)當(dāng)天流程表（前期的時(shí)間節(jié)點(diǎn)表另外算）；

4. 擬邀請嘉賓表（實(shí)際中還需要帶座位表）；

5. 活動(dòng)傳播節(jié)奏表（前期預(yù)熱，中期準(zhǔn)備，后期傳播）；

6. 活動(dòng)效果統(tǒng)計(jì)表；

以上的幾張表我根據(jù)曾經(jīng)參與過的活動(dòng)進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理，所以下面這幾張表可以說是一個(gè)通用的完整的活動(dòng)模板。我們分別來看。

1. 活動(dòng)現(xiàn)場布置物料表

顧名思義，大部分線下活動(dòng)最讓人耗心勞力的點(diǎn)之一就是在場地的布置和相關(guān)物料的準(zhǔn)備了。許多場地又分成內(nèi)場和外場，一次發(fā)布會數(shù)百人參與，一丁點(diǎn)布置不到位就可能造成整體流程的延誤。

曾經(jīng)小牛在2015年6月就在751大罐舉辦過一場發(fā)布會。活動(dòng)原本計(jì)劃在2點(diǎn)半開，結(jié)果1點(diǎn)半的時(shí)候我們突然發(fā)現(xiàn)，嘉賓們的座位表沒準(zhǔn)備。座位上沒有嘉賓名字。于是2點(diǎn)老板找人開始畫座位表，到2點(diǎn)半時(shí)我們發(fā)現(xiàn)，打印出來的座位表在實(shí)際中還需要花費(fèi)1小時(shí)的時(shí)間才能貼完。而流程中也并沒有提前安排引領(lǐng)的禮儀如何讓大家對號入座。于是，負(fù)責(zé)內(nèi)場的我臨時(shí)決定不貼座位上的名字了。大家進(jìn)場后自由組隊(duì)入座吧。

于是活動(dòng)照常進(jìn)行，沒有再繼續(xù)延誤。事實(shí)證明，嘉賓們和媒體朋友們基本都是一打招呼，一大幫就自行就近入座了。如果真按照我們希望的大家找名字入座，實(shí)現(xiàn)起來完全無法保證活動(dòng)正常開始。

2. 第二張表叫做工作人員聯(lián)系表

這里尤其值得注意是攝影師、攝像師拍攝的內(nèi)容提前要有所規(guī)劃，根據(jù)傳播的媒體和渠道需要進(jìn)行拍攝前的溝通，以防攝影師自主發(fā)揮，有些重要的場景沒有拍到。同時(shí)如果活動(dòng)現(xiàn)場有直播，那么最好進(jìn)行提前的彩排。來確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)是否達(dá)標(biāo)。以及導(dǎo)播控制是否熟練，幾個(gè)機(jī)位之間是否可以通過控制臺實(shí)現(xiàn)流暢的畫面切換，是否聲音清晰。做直播是否提前安排了與直播觀眾的互動(dòng)主持人。

我們曾經(jīng)在做活動(dòng)的時(shí)候就出現(xiàn)了直播沒有準(zhǔn)備主持人，觀眾們看了看沒意思就離開的情況。也遇見了場地?zé)o法提前彩排，導(dǎo)致現(xiàn)場控制臺使用障礙，直播無聲音的意外。

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做活動(dòng)最需要注意的就是有兩位到三位小伙伴做到總控。總控的作用是分別對自己管理的人員進(jìn)行細(xì)致的人員分工。而一場活動(dòng)涉及到的工作人員是非常多的。所以務(wù)必做到每個(gè)人員之間都清晰的知道彼此的聯(lián)系方式。才能在臨場時(shí)不產(chǎn)生額外的時(shí)間浪費(fèi)。

3. 第三張表叫做活動(dòng)流程表

下面舉例的這張圖是活動(dòng)當(dāng)天的流程表。主要用于告知參與活動(dòng)的人員們清晰的知道活動(dòng)流程。除此之外，理論上還應(yīng)該有一張表是活動(dòng)前的準(zhǔn)備工作表。今天我們暫且排除，因?yàn)榛顒?dòng)準(zhǔn)備其實(shí)是今天其他幾張表中列出的各類內(nèi)容的總表。清晰的知道活動(dòng)流程，對于工作人員來說，有了提前準(zhǔn)備各類工作的節(jié)奏。對于參與演講和表演的嘉賓來說，也能夠做到心中有數(shù)不發(fā)慌，提前準(zhǔn)備。

尤其是大型活動(dòng)，最能夠避免差錯(cuò)的一定是提前的彩排。只有經(jīng)過預(yù)演、彩排，我們對于正式進(jìn)行的活動(dòng)才能最大化的避免失誤。比如臨時(shí)的道具準(zhǔn)備不足，比如演講時(shí)發(fā)現(xiàn)演講內(nèi)容需要調(diào)整。比如頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，我們發(fā)現(xiàn)提前沒有想清楚上臺領(lǐng)獎(jiǎng)的人員與頒獎(jiǎng)嘉賓之間的配合導(dǎo)致頒獎(jiǎng)人找不到誰領(lǐng)獎(jiǎng)。比如我們在新聞看到過無數(shù)次因?yàn)榘脖Ｈ藛T太過盡責(zé)，導(dǎo)致明星為了粉絲出頭與安保人員發(fā)生爭執(zhí)。

準(zhǔn)備不足的線下活動(dòng)總是帶來無窮后患。就像墨菲定律說的，越是擔(dān)心的某件事，一定會發(fā)生。

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4. 第四張表叫做擬邀請嘉賓表

對于邀請嘉賓來說，最重要就是讓嘉賓感覺活動(dòng)很流暢。甚至在某些活動(dòng)，不需要讓嘉賓最開始就到場，特殊幾個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間點(diǎn)準(zhǔn)備好就成。不然造成最重要的嘉賓等待的時(shí)間最久。那么體驗(yàn)一定十分糟糕。

邀請過程中也要對交通方式和停車方案等細(xì)節(jié)做到細(xì)節(jié)處妥帖。為了保證活動(dòng)時(shí)間點(diǎn)不被耽誤，我們最好能夠多要幾個(gè)嘉賓的緊急聯(lián)系人聯(lián)系方式，以防萬一。

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5. 第五張表是個(gè)系列表格——活動(dòng)傳播節(jié)奏表

活動(dòng)的前中后三個(gè)階段我們都需要做好傳播的計(jì)劃

前期

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中期

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后期

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6. 第六張表是活動(dòng)效果統(tǒng)計(jì)表

如前文所述，活動(dòng)效果才是我們最關(guān)注的部分。不同渠道在一個(gè)階段內(nèi)，到底帶來多少閱讀、流量和引導(dǎo)轉(zhuǎn)化？按照同樣的維度進(jìn)行多次的觀察后，我們就可以通過數(shù)據(jù)在活動(dòng)剛開始就對活動(dòng)效果有跡可循。最終的目標(biāo)當(dāng)然是找到更有效率，最有價(jià)值的渠道，并堅(jiān)持深耕。

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希望表格對你有幫助

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